"IMPLEMENTASI TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF DALAM OPERASIONAL PERUSAHAAN PADA ERA GLOBALISASI"
PENDAHULUAN
Sistem informasi manajemen (SIM) (bahasa Inggris: management information system, MIS) adalah bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif.
BAB 1
Konsep Manajemen informasi dalam perusahaan
Manajemen informasi adalah jaringan prosedur pengolahan data yang dikembangkan dalam suatu sistem (terintegrasi) dengan maksud memberika informasi (yang bersifat interndan ekstern) kepada manajemen , sebagai dasar pengambilan keputusan.
kantor merupakan tempat korespondensi, persiapan formulir dan laporan, penyimpanan data, dan berkas oleh juru ketik, sekretaris, arsiparis, petugas pemberkasan, operator mesin, supervisor dan manajer. Latar di atas sering melibatkan produk fisik – surat, memorandum, dan laporan yang ditulis; pernyataan dan nota yang disiapkan; catatan dan rekaman; lemari berkas yang berisi salinan arsip. Kantor ini ada wujudnya, tapi bagi mahasiswa manajemen perkantoran administratif, ini merupakan gambaran umum sebuah kantor. Berbeda dengan kantor terdahulu, dunia kantor sekarang, Latarnya lebih luas, tergantung pada sistem mesin elektronik yang mempengaruhi organisasi. Dunia kantor baru, tidak menekankan pada data atau formulir, tapi pada informasi. Bukan pada mesin, tapi pada sistem dimana mesin dan pegawai berfungsi.
Tugas-tugas dalam memanajemeni perusahaan dapat dikelompokkan secara luas menjadi empat.
1. Perencanaan
Perencanaan menetapkan ikhtisar operasi dan serangkaian kebijakan, program umum dan organisasi yang diperlukan. Perencanaan mencakup penentuan ukuran atas laba, penjualan, biaya, perlengkapan, bahan baku, teknik dan tenaga kerja yang dibutuhkan. Perencanaan menetapkan target daya laba dan prestasi.
Segala proyek akan lancar bila dengan cermat direncanakan lebih dahulu. Perencanaan membantu pencapaian sasaran dan pekerjaan tidak akan dapat diserahkan secara bijak tanpa adanya semacam rencana. Tetapi dalam proses perencanaan harus ada kecermatan dan keluwesan. Para manajer harus siap mengubah rencana dengan segera bila mereka yakin bahwa ada perubahaan dasar yang terjadi di lingkungan bisnis mereka atau di pasar.
2. Pelaksanaan & Pengendalian
Rencana diimplementasikan dan sistem yang cocok diciptakan dan diterapkan untuk memeriksa prestasi terhadap rencana untuk mengendalikan dan memodifikasi operasi. Tujuannya adalah untuk mencapai prestasi yang memuaskan dan mencatat pengalaman dan informasi yang diperoleh, sebagai bahan untuk menyusun pedoman bagi perencanaan yang masa depan.
Bila rencana dilaksanakan maka prosedur pengendalian terentang mencakup operasi total. Mulai dari pengendalian yang dilakukan oleh Dewan Direksi, cakupan pengendalian itu meliputi operasi pemasaran (penjualan, kemajuan, laba yang diperoleh, target wiraniaga, pemasaran, pengendalian harga, pengendalian sediaan barang dan lain-lain) hingga ke operasi produksi (keluaran, pemanfaatan tenaga kerja, mesin dan bahan-bahan mentah, barang olahan, pengendalian mutu, biaya dan lain-lain) Bagian keuangan mengadakan pengendalian atas laba harta, biaya tenaga kerja, biaya bahan, biaya penjualan, biaya umum, biaya produksi (produk) dan lain-lain. Personalia berkaitan dengan penilaian manajemen, pengharkatan pekerja, pengharkatan bajik, pemanfaatan tenaga kerja, perekrutan tenaga kerja dan manajemen seterusnya.
3. Motivasi
Motivasi menyangkut usaha memperkeras dorongan kerja semua anggota organisasi dan menemukan cara-cara untuk meningkatkan prestasi individual. Prestasi harus diberi imbalan. Imbalan ini bisa beraneka ragam bentuknya, bergantung pada pilihan perusahaan, mulai dari tepukan tangan hingga pada promosi jabatan atau penambahan tunjangan (uang). Dengan demikian gugus kerja setiap perusahaan baik secara individual maupun bersama-sama tergerak untuk lebih berprestasi lagi.
4. Koordinasi
Fungsi koordinasi manajemen, fungsi ini mengusahakan agar setiap bagian perusahaan bekerjasama menurut rencana dan menjamin bahwa seluruh tim tetap bekerjasama. Fungsi ini menyeimbangkan kebutuhan atau kepentingan departemen yang berbeda-beda dan bertentangan. Bagian pemasaran bersangkutan dengan usaha memaksimumkan laba, bagian produksi bersangkutan dengan usaha mencapai beban produksi optimum dengan biaya minimum. Kedua faktor yang pertama tadi biasanya tidak sejalan, dan diperlukan kaitan yang menciptakan keseimbangan untuk mencapai hasil yang paling baik bagi kedua belah pihak dan bagi perusahaan sabagai keseluruhan. Fungsi manajemen yang satu ini seringkali merupakan fungsi yang paling sulit diimplementasikan.
BAB 2
Konsep keungggulan kompetitif dalam operasional perusahaan
keunggulan kompetitif perusahaan dapat dibangun di atas salah satu dari tiga disiplin nilai. Pertama, operasional prima (operational excellence). Perusahaan yang menggunakan strategi ini berupaya mencapai biaya paling efisien pada setiap proses bisnis yang menghasilkan kualitas jasa dan barang sesuai harapan pelanggan. Kedua, keakraban dengan pelanggan (customer intimacy). Perusahaan yang menggunakan strategi ini mempertahankan bisnis dengan menunjukkan pemahaman luar biasa pada kebutuhan dan harapan pelanggan melebihi rata-rata kompetitor. Ketiga, produk atau layanan yang senantiasa inovatif dan terdepan (product leadership).
Perusahaan yang menggunakan strategi ini membangun keunggulan kompetitif dengan terus-menerus menciptakan produk atau layanan yang paling canggih, paling baik, paling inovatif.
Manajemen puncak, manajer madya dan karyawan perlu memahami implikasi setiap strategi. Perbedaan tema strategi membutuhkan seperangkat indikator keberhasilan (key performance indicator – KPI) yang berbeda pula. Menjalankan bisnis seperrti biasa, akan mendapatkan hasil yang biasa-biasa. Menjalankan bisnis dengan luar biasa, dengan disiplin eksekusi strategi, akan memberikan hasil yang lebih baik.
Pada perusahaan dengan orientasi operasional prima (operational excellence), pekerjaan rumah manajemen ialah memastikan seluruh karyawan untuk selalu berpikir mengenai efektifitas biaya. Apakah ada item biaya yang dapat dikurangi. Di mana terjadi pemborosan biaya. Bagaimana bila biaya dikalkulasi berdasarkan aktifitas (activity based costing). Pemicu biaya (cost driver) mana yang perlu distudi. Mana aktifitas yang tidak memberi nilai tambah. Aktifitas berbiaya (cost activities) mana yang perlu dihilangkan. Mana item biaya yang paling besar. Apakah ada kemungkinan aktifitas dikerjakan bersama-sama sehinga total biaya lebih murah (shared services, shared activities), dan seterusnya. HP secara disiplin menggunakan mainstream strategi ini. Maka kita melihat betapa harga printer dan PDA mereka meluncur turun untuk merangsek pasar.
Pada perusahaan dengan orientasi keakraban pelanggan (customer intimacy)
maka harus dipastikan semua karyawan memahami dengan benar arti penting pelanggan. Siapakah pelanggan. Bagaimana perilaku pelanggan yang dihadapi. Hal-hal apa yang paling disukai pelanggan. Apa yang membuat pelangan tidak puas dan lari. Bagaimana menciptakan customer delight. Bagaimana membuat pelanggan loyal. Bagaimana meningkatkan wallet share pelanggan. Bagaimana memaksimalkan profitabiltas pelanggan, dan seterusnya. Microsoft meluncurkan Windows XP berbahasa Indonesia.
BAB 3
Strategic uses of information technology
Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) mencakup dua aspek, yaitu Teknologi Informasi dan Teknologi Komunikasi. Teknologi Informasi, meliputi segala hal yang berkaitan dengan proses, penggunaan sebagai alat bantu, manipulasi, dan pengelolaan informasi. Teknologi Komunikasi merupakan segala hal yang berkaitan dengan penggunaan alat bantu untuk memproses dan mentransfer data dari perangkat yang satu ke lainnya. Karena itu, Teknologi Informasi dan Teknologi Komunikasi adalah suatu padanan yang tidak terpisahkan yang mengandung pengertian luas tentang segala kegiatan yang terkait dengan pemrosesan, manipulasi, pengelolaan, dan transfer/pemindahan informasi antar media.
• Secara khusus, tujuan mempelajari Teknologi Informasi dan Komunikasi adalah:
1. Menyadarkan siswa akan potensi perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang terus berubah sehingga siswa dapat termotivasi untuk mengevaluasi dan mempelajari Teknologi Informasi dan Komunikasi sebagai dasar untuk belajar sepanjang hayat.
2. Memotivasi kemampuan siswa untuk bisa beradaptasi dan mengantisipasi perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi, sehingga siswa bisa melaksanakan dan menjalani aktifitas kehidupan seharihari secara mandiri dan lebih percaya diri.
3. Mengembangkan kompetensi siswa dalam menggunakan Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk mendukung kegiatan belajar, bekerja, dan berbagai aktifitas dalam kehidupan seharihari.
4. Mengembangkan kemampuan belajar berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi, sehingga proses pembelajaran dapat lebih optimal, menarik, dan mendorong siswa terampil dalam berkomunikasi, terampil mengorganisasi informasi, dan terbiasa bekerjasama.
5. Mengembangkan kemampuan belajar mandiri, berinisiatif, inovatif, kreatif, dan bertanggungjawab dalam penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk pembelajaran, bekerja, dan pemecahan masalah seharihari.
BAB 4
membangun customer focussed bisnis
Customer Focused Bisnis sangat diperlukan dalam membangun organisasi bisnis baru, sehingga para customer akan focus pada satu titik. Pertama pemasaran dan penjualan. Seringkali usaha baru bangkrut karena divisi pemasaran dan penjualannya loyo. Banyak yang merasa mampu membuat solusi multimedia dan informatika membuat usaha baru namun setahun kemudian tutup karena tidak dapat proyek. Tugas divisi ini adalah melakukan riset pasar, promosi, mencari prospek klien, melakukan presentasi sampai dapat menghasilkan proyek untuk perusahaan. Kedua produksi. Saya rasa Anda sudah paham proses produksi di bidang ini sehingga dapat membuat struktur organisasi yang tepat. Meski demikian, saya menyarankan agar setiap proyek dikelola oleh Manajer Proyek yang bertanggungjawab terhadap pelaksanaan proyek. Manajer Proyek ini sifatnya temporer: ada ketika ada pekerjaan, sehingga tidak perlu ada di struktur organisasi. Namun dalam pekerjaannya Manajer Proyek membawahi seluruh tim produksi seperti desainer dan programmer sekaligus menjadi penghubung ke klien. Ketiga Administrasi dan Keuangan. Divisi ini bertanggung jawab terhadap masalah legal, administrasi, pembuatan invoice, penagihan, pembayaran dan tetek bengek keuangan termasuk mengatur cash flow dan membayar gaji karyawan.
Ketiga divisi itu cukup dipegang oleh masing-masing satu orang. Direksi saya kira cukup satu saja. Demikian pula komisaris.
Perusahaan baru sebaiknya cukup mengkonsentrasikan pada tiga fungsi dasar tersebut. Bersamaan dengan pertumbuhan perusahaan, jika dirasa perlu melakulan reorganisasi, lakukan saja. Ingat: sa;ah satu daya hidup perusahaan kecil ada pada fleksibilitas organisasinya. Oleh karena itu, manfaatkan daya hidup ini sebaik mungkin.
BAB 5
Value chain and startegi information system
Untuk lebih memahami kegiatan melalui sebuah perusahaan yang mengembangkan keunggulan kompetitif dan menciptakan nilai pemegang saham, hal ini berguna untuk memisahkan sistem bisnis dalam serangkaian nilai-kegiatan disebut sebagai rantai nilai. Pada tahun 1985 Keunggulan Kompetitif buku, Michael Porter memperkenalkan rantai model nilai generik yang terdiri rangkaian aktifitas ditemukan umum untuk berbagai perusahaan.
Value Chain & Strategic Information System.
Sistem informasi dalam suatu organisasi perusahaan sudah menjadi suatu kebutuhan yang mendasar. Pada setiap proses bisnis membutuhkan data atau informasi dan juga akan menghasilkan data. Semua sumber daya informasi ini tidak akan berarti jika tidak dikelola dalam suatu sistem informasi yang baik. Perkembangan bisnis XYZ dan meningkatnya tingkat persaingan bisnis akan menuntut sistem informasi yang lebih baik dan sesuai dengan kebutuhan operasional bisnis. Pihak manajemen XYZ memiliki rencana mengembangkan sistem informasi baru. Dengan memiliki sistem informasi yang baru, XYZ berharap dapat meningkatkan kinerja operasional bisnisnya dan secara tidak langsung dapat lebih unggul dalam bersaing dengan kompetitor. Pengembangan sistem informasi yang baru membutuhkan suatu perencanaan sistem teknologi informasi. Pembuatan perencanaan strategis sistem teknologi informasi adalah sebagai langkah awal dalam membuat perencanaan sistem teknologi informasi. Pada tahap awal penelitian dilakukan studi literatur tentang sistem informasi dan perencanaan strategis sistem teknologi informasi. Tahap selanjutnya dilakukan pengumpulan data dan informasi sesuai dengan kebutuhan penelitian. Tahap berikutnya dilakukan analisis bisnis dan analisis sistem teknologi informasi. Analisis bisnis yang dilakukan adalah analisis 5 competitive forces model Porter, analisis Strength Weaknesses Opportunity Threaths (SWOT), analisis value chain. Analisis sistem teknologi informasi yang dilakukan adalah analisis Information System Strategic Grid model McFarlan dan analisis kesenjangan. Bagian akhir analisis dilengkapi dengan rekomendasi strategi untuk pengembangan sistem teknologi informasi. Perbandingan antara kondisi sistem teknologi informasi XYZ dan kedua kompetitornya, yaitu THF dan MAF, dari segi teknis dan spesifikasinya adalah tidak jauh berbeda.
Berdasarkan analisis bisnis, XYZ harus memperbaiki kondisi internal organisasi dan mengembangkan sistem teknologi informasi sebagai salah satu kekuatan internal dalam bisnis XYZ. Berdasarkan analisis sistem teknologi informasi, aplikasi bisnis yang akan dikembangkan nanti harus masuk dalam grid (analisis Information System Strategic Grid model McFarlan) Strategic, High Potentials, dan Key Operational. XYZ juga harus menyiapkan SDM bidang teknologi informasi yang memiliki kemampuan dan keahlian sesuai dengan lingkungan pengembangan untuk aplikasi yang baru. XYZ direkomendasikan agar menjalankan strategi fokus dalam mengembangkan sistem teknologi informasi, yaitu dengan mengembangkan aplikasi bisnis yang handal dan aman serta didukung dengan infrastruktur teknologi informasi yang sesuai kebutuhan. Strategi ini dijalankan dengan tetap memperhatikan komponen biaya dan waktu pengembangan sistem.
BAB 6
Business Process Reengineering
Business Process Reengineering dikenal juga dengan istilah Business Process Redesign (Perancangan Ulang Proses Bisnis), Business Transformation, atau Business Process Change Management. Business Process Reengineering (BPR) dimulai sebagai teknik sektor privat untuk mendukung organisasi secara fundamental memikirkan kembali bagaimana mereka mengerjakan bisnis yang mampu meningkatkan jasa kepada pelanggan, memotong biaya operasional dan menjadi kompetitor kelas dunia. Kunci utama dalam perancangan ulang adalah pengembangan sistem informasi dan jaringan. Organisasi-organisasi besar semakin banyak menggunakan teknologi ini untuk lebih mendukung proses bisnis yang inovatif dibanding memperbaiki metode kerja pada saat yang sama.
BPR meliputi analisis dan perancangan alir kerja (workflow) dan proses-proses dalam sebuah organisasi. Berdasarkan Daven ports (1990), proses bisnis adalah sekelompok tugas-tugas yang saling berhubungan secara logis, dilaksanakan untuk mencapai sebuah hasil bisnis yang jelas.
Re-engineering ("rekayasa ulang") adalah dasar dari perkembangan-perkembangan manajemen yang muncul belakangan ini. Tim lintas-fungsional (Cross-functional team), contohnya, telah banyak dikenal karena perannya dalam perancangan ulang tugas-tugas fungsional yang terpisah menjadi proses-proses lintas-fungsional yang lengkap.
Dalam kerangka kerja untuk penaksiran dasar terhadap misi dan tujuan, perancangan ulang memfokuskan kepada proses bisnis organisasi – langkah-langkah dan prosedur yang mengendalikan bagaimana sumber daya digunakan untuk memproduksi barang dan jasa yang memenuhi kebutuhan pelanggan dan pasar yang khusus. Proses bisnis dapat disusun kembali menjadi aktivitas-aktivitas spesifik, diukur, dimodelkan dan diperbaiki. Dapat pula dirancang ulang secara keseluruhan atau dieliminasi sekaligus. Perancangan ulang mengidentifikasikan, menganalisa, dan merancang ulang proses inti bisnis organisasi dengan tujuan untuk mencapai hasil maksimal dalam ukuran kinerja kritis seperti biaya, kualitas, jasa dan kecepatan.
Perancangan ulang membagi-bagi proses bisnis menjadi sub-sub proses dan tugas yang dilaksanakan oleh beberapa area fungsional terspesialisasi dalam organisasi. Seringkali tidak seorang pun yang bertanggung jawab atas kinerja keseluruhan proses. Perancangan ulang memaksimalkan kinerja subproses yang akan menghasilkan beberapa keuntungan, namun tidak menjanjikan peningkatan yang dramatis jika prosesnya sendiri tidak efisien dan tertinggal.
Untuk alasan itu, perancangan ulang memfokuskan pada merancang kembali proses secara keseluruhan untuk mencapai keuntungan maksimal bagi organisasi dan pelanggan. Hal ini berbeda dengan proses yang memfokuskan pada peningkatan fungsional atau incremental saja.
Teknologi informasi berperan penting dalam konsep perancangan ulang. Pada masa sekarang, TI merupakan pendorong besar bagi beberapa bentuk kinerja dan kolaborasi di dalam dan luar organisasi.
Beberapa peran TI dalam BPR:
• Basis data yang dibagi-bagikan (shared databases), membuat informasi tersedia pada banyak tempat.
• Sistem ahli (expert systems) memungkinkan para generalis untuk melaksanakan tugas spesialis.
• Jaringan telekomunikasi (telecommunication networks), memungkinkan organisasi dapat disentralisasikan dan didesentralisasikan dalam waktu yang sama.
• Perlengkapan pengambilan keputusan (decision-support tools), memungkinkan pengambilan keputusan menjadi bagian dari pekerjaan sehari-hari.
• Komunikasi data tanpa kabel (wireless data communication) dan komputer yang mudah dibawa (portable computer), memungkinkan personel lapangan bekerja secara independent.
• Videodisk interaktif (interactive videodisk), untuk mendapatkan kontak langsung dengan pembeli potensial.
• Identifikasi otomatis dan pelacakang (automatic identification and tracking), memungkinkan sesuatu untuk melaporkan dimana mereka berada bukan menunggu untuk ditemukan.
• Perhitungan kinerja tinggi (high performance computing), memungkinkan perencanaan on-the-fly (diciptakan pada saat dibutuhkan) dan perbaikan.
Di pertengahan tahun 1900-an, sistem manajemen alur kerja dianggap seabgai kontributor penting dalam meningkatkan efisiensi proses antara lain para vendor ERP (Enterprise Resource Planning), seperti SAP, JD Edwards, Oracle dan PeopleSoft.
BAB 7
Menciptakan virtual company
Yaitu menciptakan produk atau softwere sendiri untuk mendukung suatu perusahaan.
BAB 8
Membangun knowledge creating company
Membangun Knowledge Creating Company dibutuhkan poin-poin penting yaitu :
1. Important knowledge in Company :
- Cara menghadapi persaingan global.
- Cara menjaga kepuasan pelanggan.
- Cara mengantisipasi dinamika persaingannya secara tepat melalui pengembangan virtual Lego Factory.
- Cara menghadapi arena persaiangan dengan film-film yang sedang beredar dengan kualitas box-office, misalnya Star Wars dan Harry Potter.
- Melaksanakan program restrukturisasi yang terdiri dari downsizing dan downscoping.
2. Cross cultural interfaces & Knowledge domain :
- Lego Group mengirimkan produknya kepada retail-retail kecil yang terdapat di dalam database Lego Group sejak tahun 1950.
- Penjualan saham Legoland (Taman Bermain Lego) kepada Blackstone senilai US$450 juta dan penglepasan aset non-produktif di AS, Korea Selatan, dan Australia merupakan bentuk divestasi Lego dalam kaitannya dengan program turn around. Divestasi ini menghasilkan efektivitas dan efisiensi perusahaan yang secara langsung meningkatkan kinerja Lego.
Daftar pustaka
http://chochokye.wordpress.com/2009/10/24/konsep-keunggulan-kompetitif-dalam-operasional-perusahaan/
http://id.wikipedia.org/wiki/Business_Process_Reengineering
http://makalahkumakalahmu.wordpress.com/2009/03/18/pemanfaatan-teknologi-informasi-dan-komunikasi-sebagai-media-pembelajaran/
http://queenzha-globaltechnology.blogspot.com/2009/10/membangun-customer-focused-bisnis.html
http://tugasssss.blogspot.com/2010/10/value-chain-strategic-information.html
